Organisatieontwikkeling

De omgeving verandert snel: gemeenten krijgen nieuwe taken, meer en andere samenwerkingspartners, de economie floreert, de digitalisering zet zich voort en de rol van de gemeente in de lokale samenleving is in beweging. Dit heeft ontegenzeggelijk consequenties voor de bedrijfsvoering. Wat onveranderd blijft, is de ambitie om de dienstverlening aan inwoners en ondernemers op een hoog niveau te houden en te verbeteren. Als we nara buiten kijken zien we dat er veel verandert. In het bijzonder bij onze inwoners, in alle rollen waarin we ze tegenkomen: als onze ‘klant’, onze samenwerkingspartner, kiezer, wijkbewoner, belastingbetaler of ondernemer. We zien dat hun verwachtingen van ons op drie fronten aan het schuiven zijn.

Snelheid, Bereikbaarheid en in Samenhang
De koers voor de organisatieontwikkeling is voor de eerstkomende tijd in de kern samengevat in drie verbeterdoelstellingen die voortkomen uit die verschuivingen: we willen de dienstverlening aan inwoners en ondernemers sneller, meer bereikbaar en in samenhang aanbieden. De eerste verschuiving, snelheid, gaat over de factor tijd in onze interactie met inwoners en ondernemers. De tweede verschuiving, bereikbaarheid, gaat over de manier waarop ze bij ons terecht kunnen. De derde verschuiving gaat over hoe de buitenwereld kijkt naar ons handelen. Voor de realisatie van de verbeterdoelstellingen zullen een aantal jaren nodig zijn.

Visie op de organisatie: de AA-organisatie in verbinding
In 2018 hebben we de richtinggevende koers voor de ontwikkeling van de ambtelijke organisatie voor Amstelveen en Aalsmeer (organisatie AA) neergelegd in de notitie ‘De AA-organisatie in verbinding; onze visie’. In deze notitie zijn missie en visie van de organisatie als volgt verwoord:

Missie

Visie
De AA-organisatie zorgt ervoor dat alles in de gemeenten waarvoor we werken goed blijft gaan. Het bestuur besluit en de organisatie zorgt ervoor dat de acties om de gemeente leefbaar te houden voor haar inwoners ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. We ‘doen’ het voor onze inwoners en ondernemers in de stad. Dat is ons belangrijkste uitgangspunt.
Daarvoor moeten we in verbinding staan met de toekomst, met de lokale samenleving, met de besturen van Amstelveen en Aalsmeer en met elkaar binnen de organisatie AA.

Principes voor de dienstverlening, organisatie, gedrag en informatisering
Om die verbinding tot stand te brengen hebben we principes vastgelegd voor belangrijke aspecten van de organisatie.

Voor de dienstverlening gaan wij uit van het principe ‘Digitaal, tenzij….’. Met de uitwerking van dit principe in de ontwikkeling van de organisatie gaan wij door in de komende jaren. Richtsnoer voor de inrichting van het werk binnen de organisatie AA zijn de organisatieprincipes:

• wendbaarheid;
• opgavegericht werken vanuit de belangen van inwoners en ondernemers;
• voldoen aan regelgeving en fluiten in de geest van de wedstrijd;
• concernmatig handelen;
• processen op orde en heldere verantwoording.

Dat kunnen wij alleen realiseren als alle medewerkers werken vanuit de volgende gedragsprincipes: resultaat- en klantgerichtheid, verantwoordelijkheid nemen en eigenaarschap tonen, betrouwbaarheid, modern werkgever- en werknemerschap en leren van fouten. De digitalisering van de organisatie zal de komende jaren veel aandacht vragen. Voor de digitale transformatie van de organisatie AA hebben wij de volgende Informatiseringsprincipes als leidraad gekozen:

• I-principes in relatie tot de samenleving: digitalisering heeft toegevoegde waarde, we gaan zorgvuldig om met data en we geven de inwoner de regie over zijn eigen data;
• I-principes in relatie tot organisatie en processen: plaats-, tijd- en apparaat-onafhankelijk werken en zorgdragen voor veiligheid en data.

Organisatieontwikkeling
Wij zijn op weg naar een eigentijdse organisatie die aangesloten is op de ontwikkelingen in de samenleving en soepel kan meebewegen met de technologische en de veelal daaruit voortvloeiende maatschappelijke ontwikkelingen. En wij verwachten van onze medewerkers dat zij kunnen inspelen op deze veranderende wensen en behoeften van inwoners en ondernemers. Een kaderstellende rol van de bedrijfsvoering is een belangrijke randvoorwaarde bij de organisatieontwikkeling.

Om richting te geven aan de ontwikkeling van de organisatie hebben wij vier programma’s onderscheiden. De campagne OOnderweg ondersteunt ons om de noodzakelijke ontwikkeling handen en voeten te geven.

1. Organisatieverandering
Als we producten en diensten digitaliseren zullen eenvoudige en gestandaardiseerde taken komen te vervallen. De aard en kern van het werk binnen de organisatie verschuift naar het omgaan met complexe situaties. Als medewerkers  in zo’n context samenhangend willen opereren naar onze inwoners en ondernemers is de uitdaging voor hen om nog meer concernmatig te denken, meer afdelings-overstijgend, opgavegericht, te gaan werken, meer data-gestuurd, meer wendbaar,  nog meer in interactie met onze inwoners en met vastomlijnde processen. Met oog voor alle dilemma’s die zij dan tegenkomen zoals het balanceren tussen de regels en wat de situatie vraagt.

Als het werk van medewerkers en managers verandert, moeten we ook investeren in de bijbehorende competenties. En dan hebben we een organisatie nodig waarin we dat werk ondersteunen en borgen. Deze elementen zullen gedurende de gehele looptijd van het programma aandacht krijgen.

2. Digitale Transformatie
In het digitale magazine “Amstelveen Connected” zijn de ambities voor de digitale transformatie van de organisatie AA neergelegd in een dynamisch vierjarig programma. Het programma Digitale Transformatie richt zich niet alleen op ontwikkeling en inrichting van ICT voorzieningen, processen en systemen, maar vooral (ook) op de ontwikkeling van de organisatie en de medewerkers. De ontwikkelingen in de digitalisering volgen elkaar in snel tempo op. Deze dynamiek vraagt een dynamische benadering. Daarom wordt ieder jaar een nieuwe jaarschijf uitgewerkt op basis van voortschrijdend inzicht, realisme en haalbaarheid. Het Uitvoeringsplan 2019 en richt zich op bouwen aan de basis en het realiseren van randvoorwaarden voor digitalisering. Het plan is verdeeld in vier thema’s: samenleving, systemen, processen en mensen. De projecten uit het Uitvoeringsplan lopen volgens planning met uitzondering van de twee projecten die later in de tijd zijn geplaatst.

Wij hebben de gemeenteraad eerder al bericht dat wij in het Plan van Aanpak ‘Uitvoering aanbevelingen ICT-reviews 2018’ de wijze waarop wij de aanbevelingen uit de onderzoeken uitvoeren hebben opgenomen.
Samengevat wordt er gewerkt aan de nieuwe ICT beheerorganisatie, zijn de verschillende evaluaties gestart en wordt de gewenste applicatiearchitectuur ontworpen. De upgrade van het zaaksysteem wordt voorbereid en er is gestart met het uitwerken van de kaders (visie, beleid, architectuur, richtlijnen). Ook wordt het project-portfoliomanagement ingericht en alle lopende en nieuwe projecten zijn in kaart gebracht.  

Met de gemeenteraad is afgesproken dat wij in de P&C-cyclus een aparte periodieke ICT-rapportage inbedden. Een uitgebreide rapportage is opgenomen als bijlage bij de Perspectiefnota 2020. In deze rapportage zijn het inrichten van de ITIL^[1] beheerprocessen en de cyclus informatieveiligheid en privacy opgenomen. Daarnaast ook de verantwoording over de voortgang van de maatregelen uit het Jaarplan Informatieveiligheid en privacy en de werkzaamheden eerste fase vervangen van de ICT-hardware.

3. Huisvesting

Tijdens de Begrotingsraad 2018 heeft u € 7,6 mln. incidenteel beschikbaar gesteld om de kantoorruimtes van het raadhuis te moderniseren. Daarbij is gekozen voor het ‘hoogst noodzakelijke maximale scenario’ om te investeren in een adequate, flexibele en moderne huisvesting. Dit, onder gelijktijdige stopzetting van het gebruik van de zogeheten Witte Villa naast het Raadhuis.

Op 11 februari jl. hebben wij de leden van de raad geïnformeerd over de plannen voor de herinrichting raadhuis. In de maanden daarna hebben de voorbereidingen plaatsgevonden. Inmiddels is de herinrichting aanbesteed en zijn de opdrachten definitief gegund. 11 november start de verbouwing op de 3e etage. Vervolgens zullen in 10 fases de verschillende afdelingen in- en uitgehuist worden. Oplevering van een gemoderniseerde kantooromgeving voor de gehele organisatie staat gepland in het eerste kwartaal 2022.

De modernisering en flexibilisering van de kantoren geeft de medewerkers optimaal de mogelijkheid hun werkomstandigheden aan te passen aan de snelheid en bereikbaarheid die maatschappelijk gewenst/vereist is. Afhankelijk van de functionaliteit van werken (administratief, beleidsmatig of ontmoetend) kan gekozen worden voor reserveerbare werkplekken, focusruimten en spreek- en vergaderruimte. Door de reserveerbaarheid wordt optimaal gebruikgemaakt van de faciliteiten in de huisvesting en is tevens de huisvesting toekomstbestendig gemaakt voor toename en krimp onder invloed van wettelijke, regionale en maatschappelijke ontwikkelingen.

Naast het incidentele budget van € 7,6 mln. worden ook reguliere onderhouds- en vervangingsbudgetten ingezet voor de noodzakelijke technische inrichting en om een kwaliteitsslag te maken. Om optimaal te kunnen werken in een meer open en flexibel kantoorconcept is een investering nodig in voldoende stiltewerkplekken, telefoon- en overlegplekken. Uit efficiencyoverwegingen wordt parallel onderhoud gepleegd aan het gebouw en worden de Satelite Equipment Rooms (SER) ofwel schakelkasten van voor ICT-infrastructuur verplaatst en heringericht. Vanuit het Meerjaren Onderhoudsplan (MOP) zal de vervanging van plafond en de groepsremplace van verlichtingsarmaturen worden gefinancierd.

De reguliere onderhouds- en vervangingsbudgetten bestaan uit € 700.000 (MOP), € 200.000 (SER) en € 1.3 mln. (aankoop duurzame goederen). Uiteindelijk is er een bedrag voor het gehele project gebudgetteerd  van € 9,8 mln. (incl. onvoorzien van € 0,5 mln.).

Aan het eind van deze raadsperiode zal een goed geoutilleerd raadhuis worden opgeleverd dat voldoet aan de eisen die aan een moderne organisatie gesteld mogen worden.

4. Baten organisatieontwikkeling
Het investeren in de organisatieverandering, in digitale producten en huisvesting kost geld dat we bij voorkeur willen vrijmaken binnen organisatiebudgetten. In de opgave ‘Baten Organisatieontwikkeling’ zoeken we naar de immateriële baten (Snelheid, Bereikbaarheid en Samenhang) en structurele financieringsmogelijkheden van de organisatieontwikkeling. Daarbij hebben we de zoekrichtingen breed gedefinieerd, omdat we voorzien dat de mogelijke opbrengsten uit digitalisering onvoldoende zullen zijn om de benodigde ICT-investeringen te kunnen financieren. Naar verwachting zal daarbij ‘de kost voor de baat uitgaan’.

In de eerste fase van het programma Baten is een concernbrede inventarisatie naar mogelijk baten uitgevoerd. Uitkomst van die inventarisatie is dat op korte termijn geen directe (im)materiële baten te genereren zijn uit de bedrijfsvoering of organisatiebudgetten. Wel zijn op middellange termijn een aantal zoekrichtingen binnen de bedrijfsvoering kansrijk, namelijk werkprocessen, invoering assetmanagement binnen het beheer van de openbare ruimte en kaderstelling voor inhuur, inbesteden of uitbesteden In 2019 en 2020 worden vervolgstappen gezet gericht op het genereren van (im-)materiële baten binnen deze kansrijke zoekrichtingen.

Medio 2019 is een directeur ad interim aangesteld. Hij krijgt onder andere de verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering en de onderdelen Digitale Transformatie en Baten Organisatieontwikkeling uit het programma Organisatieontwikkeling. Tevens zal hij de rol gaan vervullen van Chief Information Officer (CIO).

^[1]  ITIL staat voor ‘Information Technology Infrastructure Library’. Het vormt een referentiekader voor het inrichten van beheerprocessen binnen een ICT organisatie.