Bedrijfsvoering

Werken voor inwoners en ondernemers in Aalsmeer en Amstelveen
Ambtelijke samenwerking
In november 2018 heeft de gemeenteraad een motie aangenomen die het college opdraagt de toekomst van de  samenwerking tussen Amstelveen en Aalsmeer te onderzoeken. De uitvoering van dit onderzoek geschiedt in nauwe samenwerking met het gemeentebestuur van Aalsmeer. Het onderzoek richt zich op de toekomst van de ambtelijke samenwerking tussen beide gemeenten. Het onderzoek bestaat uit de volgende drie fasen:

• inzicht in de beelden over de samenwerking binnen beide gemeenten (juni – september 2019);
• uitwerking van een voorstel voor een samenwerkingsagenda Amstelveen/Aalsmeer (najaar 2019 – voorjaar 2020);
• gevolgen van de hernieuwde samenwerkingsagenda voor governance en ambtelijke topstructuur (planning nader te bepalen, voorjaar of najaar 2020).

Training “werken voor twee besturen”
In 2017 is gestart met het aanbieden van een training voor medewerkers die voor de twee besturen werken. Dit bevat verkenning van de:

• besturen van de twee gemeenten in zowel hun college- en raadsprogramma als in bestuursstijlen.

In de tweede helft van 2018 en 2019 hebben we deze zeer gewaardeerde training voortgezet als ondersteuning voor de gewenste kwaliteit van het werken voor de twee nieuwe colleges.

HRM
Arbeidsmarkt
De krapte op de arbeidsmarkt in de regio is ook binnen onze gemeente voelbaar, zowel voor inhuur als voor vacatures voor vaste functies. Met name op het gebied van bouwen en ICT is de schaarste groot. Maar ook op andere werkterreinen is recruitment een uitdaging. Dat zien we vooral terug in vacatures die diverse keren moeten worden uitgezet voordat een geschikte kandidaat is gevonden. Of in reguliere werving die niets oplevert waardoor tot inhuur moet worden overgegaan om het werk uitgevoerd te krijgen. Een zorgpunt daarbij is om de werkdruk voor zittend personeel beheersbaar te houden. Door deze krapte op de arbeidsmarkt verwachten wij dit jaar een toename van de inhuur, vooral voor functies op het gebied van ICT, stedelijke ontwikkeling en publiekszaken.

We blijven investeren in moderne arbeidsmarktcommunicatie, de inzet van nieuwe wervingskanalen (met name social media) en een modern ‘onboardingstraject waarlangs medewerkers snel worden ingewerkt in inns en outs van onze organisatie. De recruitmentinspanningen hebben geleid tot verjonging: van alle instroom in 2018 was 62% te kenmerken als ‘millenial’ (geboren tussen 1980 en 2000). Wij blijven actief nieuwe, creatieve manieren inzetten om geschikt personeel voor onze vacatures te vinden.

Naast de extra inspanningen op het gebied van werving van nieuw personeel zetten wij de bestaande aandacht voor bestrijding van ziekteverzuim actief voort en investeren we in het behouden van medewerkers, bv door alert te zijn op loopbaanmogelijkheden binnen de organisatie (binden en boeien van medewerkers). Ook deze inspanningen zijn erop gericht de bemensing van functies te optimaliseren en de werkdruk beheersbaar te houden.

Analyse inhuur
Bij de behandeling van verschillende P&C documenten in de gemeenteraad is aandacht gevraagd voor de toenemende inhuur, de motieven daarvoor en de voorspelbaarheid daarvan in geld/volume. Wij voeren in het derde kwartaal van 2019 een analyse uit van de motieven die ten grondslag liggen aan inhuur. Daarbij maken wij onderscheid tussen de volgende motieven:

1. Vervanging als gevolg van langdurige ziekte;
2. Arbeidsmarktproblematiek: geen adequate/gekwalificeerde respons op vacature;
3. Werkzaamheden hebben een tijdelijk karakter of betreffen een specifieke klus;
4. Werkzaamheden vereisen specifieke expertise die niet binnen de organisatie aanwezig is;
5. Werkzaamheden zijn omzet-/project-gerelateerd (komt met name voor in projectontwikkeling in het fysiek domein).

Bedoeling van de analyse is de voorspelbaarheid en de sturing op de ontwikkeling van inhuur te verbeteren.

AA-academie
In 2017 is de “AA-academie” gestart. Dit vormt het centrale platform voor de organisatie van interne trainingen, workshops en inspiratiebijeenkomsten voor medewerkers en leidinggevenden. Onderwerpen die aan bod komen zijn onder andere werken voor twee besturen, hoe werkt de gemeente?, basiscursus financiën: de wereld achter de cijfers, introductie Omgevingswet, integriteit en werken met Insights. Ook biedt de AA-academie medewerkers een test aan waarmee zij op individueel niveau mogelijke oorzaken van werkdruk kunnen onderzoeken inclusief handvatten voor de medewerker en leidinggevende hoe hiermee om te gaan. In 2018 is de AA-academie ‘volwassen’ geworden en een waardevol instrument binnen de organisatie AA gebleken voor het op peil houden van professionele vaardigheden van medewerkers.

Generatiepact, marktconformiteit en functiewaarderingssysteem
In 2017 is gestart met een generatiepact, een aanbeveling vanuit de cao. Het generatiepact is eind 2018 geëvalueerd. In het voorjaar van 2019 is besloten de huidige regeling niet te verlengen. Daarentegen wordt wel onderzocht of een aangepaste vorm kan worden aangeboden aan medewerkers van 60 jaar en ouder in fysiek zware beroepen, gezien het feit dat het een groep betreft die veelal in hun tienerjaren zijn gestart, toen het werk nog weinig gemechaniseerd was en waarvoor het ophogen van de AOW leeftijd extra zwaar valt.

In 2018 is de implementatie van een nieuw functiewaarderingssysteem (HR21) gestart. Eind 2018 zijn alle medewerkers geïnformeerd over de inpassing van hun functie in HR21. Begin 2019 zijn een beperkt aantal bezwaarschriften afgehandeld. Daarmee is de implementatie van HR21 voltooid.

Arbeidsgehandicapten
De zogenaamde Quotumwet verplicht overheidswerkgevers ertoe in toenemende mate arbeidsgehandicapte medewerkers in dienst te hebben. Uit een evaluatie in 2018 is gebleken dat Amstelveen goed voldoet aan de norm. Omdat de Quotumwet ook enkele negatieve gevolgen met zich meebracht is deze wet eind 2018 opgeheven. Er zijn nog geen nieuwe kaders van rechtswege aangegeven waar wij aan moeten voldoen, maar wij blijven onverminderd aandacht schenken aan deze doelgroep.

Veilige Publieke Taak
Ambtenaren en bestuurders moeten hun publieke taak veilig kunnen uitvoeren. Dit heeft blijvende aandacht. In 2018 is de organisatie-brede norm aangescherpt: ‘’Agressie en geweld tegen medewerkers is ongewenst en accepteren wij niet’’. Medewerkers die hiermee te maken kunnen krijgen hebben deelgenomen aan een training hierover. Binnen de organisatie is de coördinatie van dit onderwerp in 2019 belegd bij het afdelingshoofd Veiligheid & Handhaving.

Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (WNRA)
Per 1 januari 2020 is de WNRA van kracht, 2019 vormt het implementatiejaar. Kern van de nieuwe wet is dat de arbeidsverhouding tussen overheidswerkgever en werknemer gelijk geschakeld wordt met het privaatrecht. Er is voor gekozen de implementatie van de wet zo efficiënt en doelmatig mogelijk uit te voeren. Dat laat onverlet dat het een arbeidsintensieve operatie betreft.

ICT
Informatieveiligheid
Vanaf 2016 is een verbeterplan voor informatieveiligheid en privacy uitgevoerd en is formatie gecreëerd om structurele aandacht voor informatieveiligheid en privacy binnen de organisatie te waarborgen.

Sinds 2017 moeten Nederlandse gemeenten de regels van ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) volgen. ENSIA biedt gemeenten een gemeente-breed normenkader op het gebied van Informatieveiligheid dat voor alle gemeentelijke werkprocessen van toepassing is. Jaarlijks vindt er een formele onafhankelijke audit plaats op informatieveiligheid. Deze (gebundelde) audit vindt plaats op een beperkt aantal gebieden, te weten DigiD en SUWInet. Ieder jaar wordt de audit verder verbreed met nieuwe gemeentelijke werkgebieden. Door de breedte en complexiteit van deze nieuwe regelgeving pakken wij informatieveiligheid planmatig op. Jaarlijks voeren we een risico-inventarisatie uit, stellen we een jaarplan informatieveiligheid en privacy vast en toetsen wij het informatieveiligheidsbeleid.

In het informatieveiligheidsbeleid zijn niet alleen de uitgangspunten opgenomen voor het veilige en zorgvuldige gebruik van informatie ten behoeve van een betrouwbare en continue dienstverlening. Het bevat eveneens uitgangspunten om te voldoen aan wet- en regelgeving (zoals privacy) en om risico’s te beheersen. Daarnaast zijn doelstellingen opgenomen om te voldoen aan Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) als het gemeentelijk basisnormenkader. In het beleid zijn ook meer operationele uitgangspunten opgenomen, waaronder de veiligheid van mobiele apparaten, als telefoons en Ipads, om veiligheidsincidenten c.q. datalekken te voorkomen. Over de voortgang van het Jaarplan informatieveiligheid en privacy rapporteren wij  periodiek.
Per 1 januari 2020 wordt de BIG vervangen door de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Hiermee ontstaat één gezamenlijk normenkader voor informatiebeveiliging binnen de gehele overheid. 2019 vormt een overgangsjaar. De werkzaamheden die thans op basis van de BIG zijn verricht zijn grotendeels in lijn met de BIO.

Naast deze nieuwe kaders en voorschriften op het gebied van informatieveiligheid is op 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). In 2017 en 2018 zijn door de organisatie AA de noodzakelijke maatregelen geïmplementeerd om aan de AVG te voldoen. Ook voor 2019 en de komende jaren zal blijvend aandacht worden gevraagd voor wet- en regelgeving op het gebied van privacy en wordt er ingezet op bewustwording.

Programma Digitale Transformatie
Ook vanuit het programma Digitale Transformatie wordt er aandacht gevraagd voor de onderwerpen Informatieveiligheid en Privacy. Deze zijn in de paragraaf Organisatieontwikkeling bij de toelichting op de Digitale Transformatie toegelicht.

Samenwerking AA
De voorliggende begroting houdt, conform de Perspectiefnota 2020, rekening met incidentele en structurele bijdragen van de gemeente Aalsmeer in investeringen in de organisatie. De afgelopen maanden hebben wij veelvuldig overleg gevoerd met Aalsmeer over de noodzakelijke investeringen in ICT en digitalisering van de AA-organisatie en de bijdragen daarvoor in de meerjarenbegrotingen van Aalsmeer en Amstelveen. Helaas is het niet gelukt om daarover tot overeenstemming te komen. Aalsmeer is niet bereid om structureel dan wel incidenteel bij te dragen aan de noodzakelijke investeringen in de ICT en digitalisering op basis van de huidige verdeelsleutel Amstelveen 75% en Aalsmeer 25%. Dat betekent dat een zakelijk geschil is ontstaan tussen beide gemeenten. In verband hiermee zullen wij, samen met de gebruikelijke rapportage over de uitkomsten van de septembercirculaire en de toedeling van de bijstandsgelden (BUIG), aanvullende voorstellen voorleggen voor de Amstelveense begroting 2020.

Financiële functie

‘Interne beheersing’

Om de beheersing van de uitvoering van de gemeentelijke taken te vergroten is in 2016 een verbeterplan ‘Control in Control’ opgesteld en aan de raad aangeboden. Dit voorjaar hebben wij uw raad per brief geïnformeerd over de voortgang van het verbeterplan. Ons college trok daarin de conclusie dat het plan als afgerond kan worden beschouwd. Tevens is aangegeven dat de verbeteracties die voortkomen uit de in 2018 gehouden ICT-reviews conform het daarvoor opgestelde plan van aanpak worden uitgevoerd.

Een ander onderdeel van het vergroten van de beheersing in de organisatie is het verder vormgeven van risicomanagement. Een toelichting op de substantiële risico’s is opgenomen in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’. In de Perspectiefnota is in een beknopte uiteenzetting de visie daarop met uw raad gedeeld. Aangekondigd is dat separaat bij de begroting een concreet plan van aanpak wordt aangeboden.